Cum se derulează ateliere de gândire de la distanță

La fel ca toată lumea în aceste zile, trăim momente provocatoare când vine vorba de activarea și implicarea relațiilor cu clienții noștri. După cum am văzut peste tot în lume, am decis să ne închidem biroul, să nu mai călătorim și să lucrăm de acasă.

Acest lucru duce la câteva dificultăți, mai ales atunci când sunteți programat să dețineți un format de atelier interactiv și inspirat de Design-Thinking, care nu poate fi nici amânat, nici executat la facilitățile clientului.

Cu toate acestea, ca o companie cu inovație în numele său, era firesc pentru noi să acceptăm provocarea și să găsim o abordare creativă. Iată „Cum să” pentru o soluție de colaborare digitală pe care aș dori să o împărtășesc cu voi.

SITUATIA

După cum am menționat, obiectivul a fost înființarea unui atelier de client cu privire la proiectarea unui caz de afaceri și a KPI-urilor software-ului ITONICS cu un furnizor german de asigurări. Am decis să folosim o abordare care este inspirată de Design Thinking pentru a ne cufunda profund în cazul de utilizare a clientului. În special, designul formatului atelierului permite empatizarea cu diferiții actori, pentru a defini ce tip de așteptări ar putea avea pentru gestionarea inovațiilor și pentru a deriva idei despre beneficii și IP-uri conexe, pe care soluția bazată pe software le asigură utilizarea lor specifică -caz.

Totul a fost pregătit, s-au întocmit șabloane și echipa a fost gata să călătorească în instalațiile clienților câteva zile mai târziu. Din păcate, noul nostru și nu atât de mult iubit însoțitor Covid-19 ne-a obligat să ne schimbăm cursul, deoarece călătoria la facilitățile clientului nu mai era posibilă.

Deci ce facem acum? De asemenea, nici un atelier de lectură de 3–4 ore nu părea să fie o opțiune rezonabilă. Știu că există tone de instrumente digitale disponibile pentru proiectarea interactivă a unui atelier digital. Eu personal am experiențe bune cu Klaxoon, de exemplu. Dar niciunul dintre aceste instrumente nu a făcut parte din stiva noastră tehnologică și nici nu am avut timp să înființăm un instrument, să ne dăm seama cum funcționează și să creăm abordarea la un termen atât de scurt.

Din fericire, colegii mei și cu mine am venit cu o soluție ușor de livrat!

PROVOCAREA

Cu toții știam ce ne dorim și parametrii erau foarte clari: un atelier cu elemente interactive, fără monolog în stil prelegere și participarea activă a clienților la colaborarea cu noi pentru viitorul parteneriatului nostru. Dar cum ați livra acest lucru, de la distanță, dar productiv?

În experiența noastră, atelierele bune persistă din posibilitatea ca toți cei din grup să fie capabili să se exprime, legând de ideile altora și vizualizarea rezultatelor cheie ale întâlnirii. Pregătite cu unele metode și cadre, în mod normal, Post-Its tind să fie arma la alegere, deoarece ne permit să vizualizăm și să clusterăm ideile rapid.

APROPIEREA

Deci, întrebarea cheie a fost: cum să utilizăm cadre post-Its și personalizate într-un mediu virtual? Soluția a constituit un prototip de atelier bazat pe diapozitive Google. A oferit câteva avantaje majore în comparație cu alte formate digitale.

Google Slides este destul de similar cu Microsoft PowerPoint, neavând nevoie de o pregătire tehnică aprofundată pentru client. Software-ul ne permite să lucrăm simultan la același document. Prezentările sunt un mod foarte vizual de a lucra împreună pe un subiect. Google Slides vă permite să desenați orice tip de cadru pe care doriți să-l utilizați și nu trebuie să urmați niciun fel de recomandări majore de proiectare, cum ar fi în instrumentele predefinite.

PROTOTIPUL

Ca pas următor, am ajustat metodele de alegere în cadrul unei prezentări Google Slide și am făcut o încercare internă. Acest lucru ne-a ajutat să descoperim câteva dificultăți majore în cadrul configurației:

Într-un atelier la fața locului, metodele și cadrele tind să fie tipărite sau desenate manual. Deci nimeni nu ar trebui să poată interacționa cu metoda în sine. Discuțiile pot fi destul de intense și este mai dificil să moderați acest lucru de la distanță. Poate fi dificil să-ți dai seama cine a adăugat ce punct la o discuție dacă nu ești capabil să vezi clientul. Trebuie să fie afișat cumva un ceas pentru cronometrarea unui atelier pentru a accelera procesul.

Puteți vedea o captură de ecran din configurarea prototipului aici:

SOLUȚIA

Pentru a aborda și rezolva provocările menționate mai sus, unele lucruri trebuiau făcute diferit decât într-o configurație normală a atelierului, care s-a tradus în următoarele bune practici:

  • Utilizați editorul de diapozitive de diapozitive pentru a crea metodele, cadrele sau pânzele pentru a le păstra în fundal. În acest fel, participanții la atelier nu pot interacționa cu acesta și nu vor fi deranjați prin selectarea elementului greșit.
  • Utilizați Brainwriting urmată de o discuție ghidată (de către fiecare participant) ca metodă în locul tradiționalului brainstorming și a altor formate similare bazate pe comunicare.
  • Prefinați post-IT-urile cu numele clienților de pe acesta. Acest lucru permite o mai mare transparență în cadrul atelierului, deoarece este vizibil cine a contribuit la ce idee. În acest fel, voi ca moderator sunteți mereu în frunte. Pentru a aglomera idei și a oferi sfaturi, tu și echipa dvs. trebuie să aveți și propria culoare.
  • Moderatorul își împărtășește ecranul pentru a da sfaturi despre ce trebuie să facă. Construim și o prezentare de sprijin, pentru explicarea metodelor și oferirea de informații suplimentare.
  • Afișează sincronizarea și numărătoarea inversă pe ecranul partajat al moderatorilor.

PREGĂTIRE SUPLIMENTARĂ

Pentru a contracara potențialele blocaje rutiere în timpul ședinței reale, am luat în prealabil câteva măsuri.

  • invită utilizatorii clientului să testeze unele funcții ale configurației, folosind funcția de partajare a diapozitivelor Google înainte de atelier. Oferind un serviciu ca acesta, trebuie să fiți sigur că reduceți minim riscul de probleme tehnice.
  • prezintă câteva instrucțiuni despre cum să folosești diapozitivele Google, cum va fi formatul atelierului și cum intenționezi să acoperi diferite subiecte.

Ca să fiu sincer, nu eram sigur dacă această nouă configurație va avea un mare succes și aveam îngrijorări cu privire la capacitatea limitată de a interacționa cu clientul așa cum sunt obișnuit. Cu toate acestea, în atelierul nostru de 4 ore, am reușit să obținem rezultate foarte bune pentru client și am primit feedback foarte bun în formatul virtual.

Pentru a ne menține standardele de înaltă securitate în timp ce folosim acest serviciu, am accesat informații confidențiale doar separat prin partajarea ecranului, am transformat prezentarea într-un PowerPoint salvat local după întâlnire și am șters fișierul original.

REZUMAT

Deci situația reală vă împiedică să livrați ateliere interactive? N-ar trebui! Oricât de mult trebuie să fii creativ în modul în care îți construiești atelierele, poți fi creativ în modul în care le livrezi. Sunt sigur că circumstanțele reale obligă societatea să experimenteze modul în care interacționăm între noi. În consecință, organizațiile ar putea muta din ce în ce mai multe interacțiuni în lumea digitală. Acest lucru nu este neapărat un lucru rău, având în vedere impactul pe care călătoria îl are atât asupra mediului nostru, cât și al programului nostru de lucru.

Cu toate acestea, aștept cu nerăbdare urmările mele reuniuni la fața locului și ateliere de consultanță, după ce această criză va fi rezolvată. Până atunci, știu că putem rula cu succes formate de atelier de client interactiv într-o manieră complet virtuală.

Sper să ne vedem curând și să rămânem sănătos!

Publicat inițial la https://www.itonics-innovation.com.